施工过程资料的规范整理 ，是工程竣工档案验收的核心前置环节 ，其质量直接决定验收效率与结果，资料员作为工程全周期资料管理的“第一责任人” ，需摒弃“后期突击 ”的惯性思维 ，以“过程管控 ”为核心，构建“同步性、完整性 、可追溯性”三位一体的资料管理体系,方能确保档案验收一次通过。
资料管理的规范始于施工前的策划阶段 ，资料员需深度参与项目策划会 ，明确工程划分 、关键节点及验收标准，同步制定《资料归档清单》，将规范要求转化为可执行的“任务清单” ，针对地基处理、主体结构等关键分部 ，需提前明确隐蔽工程验收记录 、影像资料 、检测报告的归档格式与责任主体，避免施工中因标准模糊导致资料缺失或混乱 ，资料员应建立“资料与进度同步 ”机制 ，在施工方案交底时同步明确资料提交节点，确保每道工序完成前 ，对应的施工日志、检验批 、隐蔽记录已初步整理完毕 ，杜绝“工程结束 、资料补录 ”的被动局面 。
施工过程是资料形成的关键期，资料员需强化“过程留痕”意识 ，构建“形成-审核-归档 ”的闭环管理流程 ，资料收集需“零时差 ”，对材料进场报验、试块送检、设计变更等即时性资料 ，应在24小时内完成分类归档 ，避免资料积压或遗失，审核环节需“双把关”，不仅要核对资料的完整性（如签字 、盖章 、日期是否齐全） ，更要验证其与实际施工的一致性——核查隐蔽工程验收记录是否与现场影像资料吻合 ，检验批数据是否与施工日志中的进度同步，杜绝“资料造假 ”或“内容脱节 ” ，归档需“标准化” ，统一采用A4纸张、规范编号，扫描件需清晰可辨 ，电子档案与纸质档案同步备份,确保档案的原始性与耐久性 。
竣工档案验收中 ，“资料不闭环 ”“签字不规范”“逻辑矛盾 ”是高频扣分项，资料员需提前对照《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328） ，建立“自查清单 ” ，重点排查三类问题：一是“完整性漏洞”，如缺少检测报告 、合格证等关键文件；二是“规范性瑕疵 ” ，如签字用笔潦草 、日期逻辑错误（如施工日志早于开工日期）；三是“关联性断裂 ” ，如设计变更未在施工图中标注，或工程量签证与结算资料不符，针对这些问题 ，资料员应联合技术、质量部门开展“模拟验收” ，提前整改，确保档案“零缺陷”提交。
施工过程资料不仅是竣工档案验收的“通行证 ” ，更是工程质量追溯 、运维管理的“法律依据” ，资料员需以“匠心 ”精神对待每一份文件，将规范意识贯穿工程全周期 ，通过“前置策划 、过程管控、问题预控 ”的三维管理 ，让资料成为工程质量的“无声见证者”，唯有如此 ，方能实现“资料验收一次通过 ，工程价值长效留存 ”的双重目标 。